Se você envia newslettes ou emails promocionais, certamente já deve ter ouvido falar da importância do opt-in. Mas afinal, o que é isso? O opt-in é o termo empregado para as regras de envio de emails que definem que é proibido mandar email marketing sem a concordância prévia por parte do destinatário. Todas as empresas que utilizam o email marketing como ferramenta de marketing para se comunicarem com seus clientes, precisam preocupar-se com a forma com que estão inserindo os contatos em suas listas. O armazenamento dos dados cadastrais dos usuários garantem o respaldo legal necessário para assegurar que não estão enviando Spam.
Existem várias maneiras seguras de inserir usuários em suas listas. As três mais indicadas são
1. Double Opt-in
O Double Opt-in pode ser definido como um email com uma URL verificável, que tem o papel de confirmar a autorização que os usuários concederam a uma determinada empresa enviar suas mensagens para seu email. Com este sistema, o processo de cadastro dos usuários em seu site é dividido em duas etapas. Na primeira, ao efetuar o cadastro em seu site, o usuário pode marcar a opção de receber seus emails. Feito isso passamos para a segunda etapa, que é quando esse usuário recebe uma mensagem de boas vindas do seu site contendo um link para a ativação do cadastro. Ao clicar neste link o usuário é redirecionado à sua página, para só então, confirmar e completar o processo de cadastro. Somente após essas etapas é que o endereço dele passa a fazer parte de suas listas. Este processo oferece dois níveis de segurança, pois evita que usuários sejam cadastrados por engano e, além disso, reforça a liberdade de escolha do usuário ao pedir que ele mesmo clique no link de confirmação.
2. Notified Opt-in:
Com este método, para confirmar o cadastro dos usuários, as empresas enviam um email de confirmação para os destinatários. Neste email a empresa avisa os usuários que a partir daquele momento, devido a um cadastro realizado em seu site, por terem aceitado, eles passarão a receber as mensagens desta empresa. É importante que este email de confirmação apresente ao usuário o tipo de mensagem que ele solicitou, a periodicidade com que receberá os emails e o mais importante de tudo, este email precisa deixar claro ao usuário que ele tem a opção de fazer o opt-out, ou seja, ter seu endereço excluído das listas daquela empresa a qualquer momento, bastando apenas clicar no link de ”descadastro”, presente em todas as mensagens enviadas.
3. Existing Relationship:
Utilizado quando existe uma relação comercial entre a empresa e o usuário. O processo para relatar esse relacionamento pré-existente com o usuário dá-se por meio do envio de uma mensagem de notificação. Nesta mensagem devem ser apresentados os principais dados do usuário, informando que o endereço dele foi adicionado à sua lista a partir de uma autorização que ele mesmo o concedeu em determinado momento do passado. Esta autorização pode ter sido dada tanto por meios digitais, quanto pelo preenchimento de um formulário físico ou até mesmo por atendimento telefônico. É importante avisar ao usuário como ele passou a fazer parte dos da sua lista de contatos. Diferente do Double Opt-in, o Notified Opt-in e o Existing Relationship não requerem nenhuma ação confirmatória por parte do usuário, mas seja qual for a opção adotada por sua empresa, é muito importante a preocupação com o armazenamento das informações presentes nesses emails. O registro de data, hora, IP e endereço de email utilizados pelo usuário no momento do cadastro são se extrema importância para comprovar a autenticidade dos registros.
Por Bárbara Gengo, Analista de Comunicação da All In Mail
